При виписуванні податкової накладної платники податків заповнюють її державною мовою. Відповідно до Конституції України такою в Україні є українська.
Законом України „Про засади державної мовної політики” (частиною шостою) встановлено, що регіональна мова або мова меншини (мови) використовуються на відповідній території України в роботі місцевих органів державної влади, органів Автономної Республіки Крим та органів місцевого самоврядування, застосовується і вивчається в державних і комунальних навчальних закладах, а також використовується в інших сферах суспільного життя в межах і порядку, що визначаються Законом.
Однак слід враховувати, що вимоги стосовно заповнення податкової накладної стосуються не лише одного певного регіону, а території України в цілому. У зв’язку з викладеним податкові накладні повинні заповнюватися державною мовою.
Водночас, у разі неможливого перекладу торгової марки або найменування товару та з метою збереження ідентифікації такого товару, в податковій накладній в графі 3 „Постачання товарів/послуг” допускається зазначати назву торгової марки та, у вигляді абревіатури, номенклатуру товару без перекладу на державну мову.
Крім того, при здійсненні постачання різних товарів потрібно враховувати їх назви та класифікацію згідно з УКТ ЗЕД. Так, наприклад, при постачанні друкованої продукції назвою товару буде «Книжка», «Брошура» або «Журнал», а не назва друкованого твору чи ім’я його автора.
Порядок заповнення податкової накладної затверджений наказом Міністерства фінансів України від 01.11.2011 №1379.
